Cuando una empresa en Ecuador tiene empleados bajo relación de dependencia, debe cumplir con una serie de obligaciones tributarias y fiscales ante el SRI. Una de las más importantes es la presentación del anexo de relación de dependencia al finalizar el año fiscal.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para presentar este anexo de forma correcta, ya sea utilizando un sistema contable tributario o el tradicional DIM (Declaración de Impuesto a la Renta manual). Este es un recurso indispensable para contadores, empleadores y gestores contables.
¿Qué es el Anexo de Relación de Dependencia?
El anexo de relación de dependencia es un archivo que todo empleador debe presentar ante el SRI. En este documento se reportan:
- Sueldos y salarios pagados a cada trabajador
- Aportes al IESS
- Retenciones de impuesto a la renta
- Gastos personales reportados por empleados
- Demás beneficios laborales, como décimos, utilidades, fondos de reserva, etc.
Este anexo debe coincidir perfectamente con lo reportado mes a mes en el formulario 103, que contiene la información de retenciones.
¿Qué opciones tienes para hacerlo?
Tienes dos alternativas principales para generar y presentar este anexo:
1. Utilizando un sistema contable tributario
Esta es la forma más eficiente y recomendada si tienes más de 10 trabajadores. Estos sistemas permiten:
- Ingresar los datos del trabajador una sola vez.
- Automatizar los valores de formularios 103 y 107.
- Generar el anexo en formato ZIP listo para cargar en el SRI.
- Evitar errores humanos en el cálculo y redondeo.
2. Hacerlo manualmente con el DIM
Ideal para pequeñas empresas con menos de 10 empleados. El proceso requiere:
- Ingreso manual de datos uno por uno.
- Consolidación previa de información de planillas, utilidades y aportes.
- Validación técnica del archivo XML generado.
Información que necesitas tener a la mano
Antes de sentarte a llenar el DIM o el sistema contable, asegúrate de tener:
- Consolidado de planillas del IESS
- Información sobre décimos, utilidades y fondos de reserva
- Datos de retenciones realizadas durante el año
- Formularios de gastos personales presentados por los trabajadores
- Identificación y datos personales completos de cada trabajador
¿Cómo generar el Anexo con un Sistema Contable?
- Ingresa a tu software tributario
- Carga a tus empleados (si no lo has hecho aún)
- Ingresa sus ingresos, aportes, gastos y retenciones
- Genera el archivo del anexo REDEP
- Verifica los formularios 103 y 107
- Guarda el archivo en formato ZIP
- Sube el anexo en el portal del SRI
Todo el proceso puede hacerse en minutos, pero debe revisarse cuidadosamente para evitar errores. Lo ideal es hacerlo de la mano del contador de la empresa.
¿Cómo hacerlo con el DIM (Declaración Manual)?
Si no tienes un sistema contable, esta es la alternativa manual paso a paso:
- Actualiza el DIM SRI (descarga la última versión desde la web del SRI)
- Crea un nuevo archivo > Selecciona «REDEP»
- Completa los datos del empleador (RUC, tipo de empresa, etc.)
- Agrega a cada trabajador manualmente:
- Sueldos anuales
- Utilidades
- Aportes al IESS
- Valores retenidos
- Gastos personales (si presentaron formulario)
- Guarda y genera el archivo XML
- Comprime el XML en un archivo ZIP
- Ingresa al portal del SRI > Anexos > Envío y consulta de anexos
- Sube el archivo y verifica que se haya cargado correctamente
Asegúrate de que los valores del formulario 103 coincidan con los del anexo REDEP. Cualquier diferencia puede generar observaciones o multas.
¿Cuándo se debe presentar este anexo?
La presentación del anexo se realiza anualmente, durante el primer trimestre del año siguiente al ejercicio fiscal reportado. Para el año fiscal 2024, se debe presentar entre enero y marzo de 2025, dependiendo del noveno dígito del RUC del empleador.
Errores comunes a evitar
- Ingresar mal los valores retenidos
- No consolidar correctamente las planillas del IESS
- No considerar utilidades o fondos de reserva
- Presentar el archivo fuera de plazo
- Cargar el archivo con formato incorrecto (debe ser .ZIP, no .XML suelto)
Recomendaciones para Contadores y Empleadores
- Si tienes más de 10 empleados, considera invertir en un software contable. Ahorra tiempo, errores y mejora el control fiscal.
- Verifica que todos los valores estén cuadrados antes de generar el archivo.
- Guarda copias de seguridad del XML, ZIP y talón resumen.
- Mantén ordenados los formularios de gastos personales y comprobantes de retención.
- Consulta las actualizaciones anuales del SRI y ajusta tus procesos internos según la normativa vigente.
El anexo de relación de dependencia no solo es una obligación tributaria, sino una herramienta fundamental de transparencia fiscal. Ya sea que uses un sistema contable moderno o el tradicional DIM, lo importante es que cumplas con las normas y evites errores que puedan derivar en sanciones.
