En Ecuador se implementó el sistema de facturación electrónica desde el año 2014. Y es a partir del 29 de noviembre del 2023 en el que todas las personas y empresas con un RUC deben facturar electrónicamente.
El SRI ofrece este servicio de manera gratuita, aunque también hay empresas privadas que ofrecen el mismo servicio por un pago mensual o anual. Esta obligación aplica para negocios de todos tamaños, tanto para personas naturales como para empresas.
Inicialmente, el sistema requería una validación previa por parte del SRI antes de su emisión, pero fue cambiado a un método de validación fuera de línea en el que no es necesario una revalidación por parte del SRI.
Comprobantes electrónicos
Los comprobantes que se pueden emitir por los contribuyentes son los siguientes.
Factura electrónica. La factura electrónica es la forma más segura que existe actualmente en Ecuador para emitir facturas de venta. De esta forma, los contribuyentes cumplen con legalmente con lo establecido por el SRI, garantizando así la autenticidad y seguridad de la información.
Para emitir la factura electrónica, el emisor debe contar con la firma electrónica para garantizar la integridad y seguridad de la factura.
Liquidación de compras. Los documentos de liquidación de compra de bienes y servicios son emitidos por sujetos pasivos a contribuyentes que necesitan justificar un gasto y que no poseen RUC.
Nota de Débito y Nota de Crédito. La nota de crédito es el comprobante que se emite al cliente para acreditar un valor determinado. La nota de débito, en cambio, es el comprobante que genera un ingreso a favor de la empresa.
Comprobante de retención. El comprobante de retención es el documento que acredita la retención de impuestos realizados por los agentes de retención según la Ley de Régimen Tributario Interno.
Guía de remisión. La guía de remisión se utiliza para sustentar el movimiento de mercadería dentro del mismo país.
Requisitos de comprobantes electrónicos
A continuación se presenta los requisitos necesarios para los comprobantes electrónicos.
Firma Electrónica.
El contribuyente debe solicitar un certificado digital de firma electrónica para iniciar el proceso de factura electrónica, en Ecuador existen varias empresas que le pueden ayudar a obtener la firma Eléctrica fácilmente, el tiempo estimado varía entre 4 a 24 horas.
Luego de realizar las pruebas necesarias para garantizar que la emisión de facturas está realizada correctamente, el contribuyente puede ingresar la solicitud de emisión de facturas en el ambiente de producción.
Archivo XML.
Al momento de generar la factura electrónica, se genera el archivo con extensión xml, siendo este archivo la forma más segura de enviar la información de la factura.
Clave de acceso única.
El SRI (Servicio de Rentas Internas) exige que cada documento electrónico emitido por un contribuyente tenga una clave de acceso única compuesta por 49 dígitos numéricos.
Esta clave es generada automáticamente por la aplicación o sistema de facturación y es usada para identificar al documento, al mismo tiempo que el SRI utiliza la clave para emitir una respuesta autorizando o rechazando la factura.
Documento RIDE.
La reglamentación de la factura electrónica en Ecuador establece que las representaciones impresas de los comprobantes electrónicos deben contener un código de barras QR, cumpliendo los estándares internacionales GS1-128.
Proceso de Facturación electrónica
Emisor. Es la persona o empresa que mediante el uso de un sistema de facturación emite los comprobantes electrónicos o facturas electrónicas a sus clientes.
Cliente. Es la persona o empresa que recibe un bien o servicio y por ello recibe un comprobante electrónico.
SRI. El Servicio de Rentas Internas de Ecuador es la única entidad responsable de validar los comprobantes electrónicos en Ecuador.
Como emitir facturas electrónicas
Si busca como emitir facturas electrónicas es necesario que cumpla con los siguientes requisitos y pasos que indicamos a continuación.
Debe disponer de:
- Una firma electrónica
- Sistema de emisión de facturas electrónicas
- Conexión estable a Internet
- Clave de acceso al SRI en Línea
- Autorización del SRI para emitir comprobantes electrónicos
Recuerde que el Servicio de Rentas Internas ofrece a pequeños y medianos contribuyentes el Facturador Electrónico Gratuito, que permite generar y enviar comprobantes autorizados por el SRI, así como generar una versión impresa de los documentos electrónicos.
Si necesita más información puede consultar nuestro artículo en el que indicamos a detalle el proceso de emisión de facturas.
Estos comprobantes incluyen facturas, notas de crédito, notas de débito, guías de remisión y comprobantes de retención.
