En este artículo te vamos a explicar, paso a paso, cómo llenar una factura comercial en Ecuador básica, un documento clave porque refleja toda la información de una operación de compra y venta en el país.
Ejemplo de una factura llena
¿Qué es la factura y para qué sirve?
La facturación física es un instrumento que permite emitir comprobantes de ventas autorizados por el Servicio de Rentas Interno (SRI).
Sirve para respaldar todas las transacciones efectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes, prestación de servicios o realización de todo tipo de transacciones gravadas con tributos.
El SRI autoriza tres tipos de facturas diferentes en Ecuador:
Comprobantes de venta
Se deben entregar cuando se transfieren bienes, se prestan servicios o se llevan a cabo transacciones gravadas con tributo.
Los tipos de comprobantes autorizados por el SRI son:
- Facturas: destinada a sociedades o personas naturales que tengan derecho a crédito tributario y en operaciones de exportaciones.
- Notas de Venta: las tienen que emitir exclusivamente los contribuyentes considerados como Negocios Populares del Régimen RIMPE.
- Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios: las tienen que emitir personas y sucesiones indivisas en servicios o adquisiciones de acuerdo con las condiciones previstas en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios vigentes.
- Tickets emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos públicos: son emitidos en transacciones con usuarios finales.
- Otros documentos autorizados: aquí hacemos alusión a documentos de importación y exportación, instituciones financieras, tickets aéreos, instituciones del Estado que prestan servicios administrativos.
Comprobantes de retención
Son comprobantes que acreditan la retención de un impuesto. Estos documentos lo tienen que efectuar las personas o empresas que actúan como agentes de retención.
Documentos complementarios
Son complementarios a los comprobantes de venta y se expiden en las siguientes situaciones:
- Notas de crédito: se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
- Notas de débito: se expiden en el cobro de intereses de mora o para recuperar gastos en determinadas ocasiones posteriores a una venta.
- Guía de remisión: para el traslado de mercadería dentro del territorio nacional.
Información de una factura
La parte más importante al momento de ver como se llena una factura, siempre será la información que vamos a incluir en ella, si bien existen diferentes formatos para hacer una factura, hay información que no puede faltar. En concreto, los datos a proporcionar son:
- Nombre y apellido
- Fecha de transacción
- Cantidad de bienes y servicios
- Descripción
- Subtotal
- IVA
- Total
¿Cómo llenar una factura?
Llenar una factura en Ecuador no es un proceso complicado en absoluto, aunque hay algunas cuestiones a tener en cuenta.
Lo más importante a tener en cuenta es que si la factura a emitir es de un valor superior a $200, obligatoriamente deberá ser llenada con nombres y apellidos, denominación o razón social. Si es menor a $200, se puede llenar con “Consumidor Final”.
Aclarada esta cuestión, veamos, paso a paso, como completar el documento para que sea aprobado por el SRI:
- Escribir el número de cédula de identidad, RUC o pasaporte.
- Fecha de emisión de la factura.
- Descripción del bien transferido o servicio prestado.
- Indicar la cantidad y la unidad de medida.
- Precio del servicio o bien (si es mayorista, se debe indicar el costo por unidad).
- Subtotal de la transacción, sin impuestos.
- Descuentos o bonificaciones.
- IVA (Impuesto al Valor Agregado).
- Firma (que quedará como constancia de la entrega del comprobante de venta).
Cabe aclarar que estas indicaciones están basadas en una factura clásica, aunque en la mayoría de los formatos la información a colocar y la estructura no varía demasiado.
Es importante señalar también que los documentos físicos deberán ser llenados con el mismo tipo de letra, sin borrones, tachones o enmendaduras.
